RH digital: o que é e como implementar

Cada vez mais, a tecnologia tem ocupado um papel central nos negócios. Afinal, a diversidade de inovações aumenta cada dia mais, impulsionada pela inteligência artificial, de acordo com o Boston Consulting Group. Logo, construir um RH digital pode trazer diferentes benefícios para a área e para a empresa.

Pesquisas realizadas pela Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial (ABDI) apontam, ainda, que o foco em digitalização só cresce dentro das companhias. De 2023 para 2024, 45% das empresas nacionais aumentaram o investimento em tecnologia.

Para a digitalização do RH ser estratégica, no entanto, alguns cuidados devem ser tomados. É preciso organização, adaptação e planejamento, para que a tecnologia realmente facilite o dia a dia e supra as necessidades que sua empresa precisa.

Neste artigo, você pode compreender melhor o que é RH digital e como estruturá-lo. Confere, ainda, quais os benefícios da tecnologia para a área, assim como exemplos de ferramentas que podem ser encaixadas na rotina. Boa leitura!

O que é RH digital?

RH digital é um termo utilizado para se referir à aplicação de tecnologias e de ferramentas com o objetivo de automatizar, facilitar, melhorar e otimizar a gestão de pessoas das empresas.

Essas ferramentas podem ser usadas em diferentes processos da área, tais como:

• Recrutamento e seleção de talentos;
• Realização de treinamentos;
• Avaliação de desempenho;
• Comunicação interna (sejam reuniões ou trocas de mensagens);
• Gerenciamento de dados (como salário);
• Gerenciamento de benefícios;
• Liberação de férias.

No RH digital, diversas tarefas do setor podem ser facilitadas, aumentando a eficiência dos colaboradores, melhorando a experiência de trabalho e garantindo que decisões serão baseadas em dados coletados pelas tecnologias.

De acordo com pesquisas realizadas pela Flash e pela Think Work, 22% dos profissionais de RH entrevistados afirmam que a rotina é monótona e repetitiva, o que gera desmotivação. 80% deles apontam, ainda, que a falta de tecnologia, de inovação e de estímulo à criatividade afetam negativamente a saúde mental.

O levantamento demonstra que o RH digital ainda é pouco presente no Brasil: apenas 6% das empresas passaram por um processo robusto de modernização. Já 40% delas (a maioria) afirmam que não realizou nenhum movimento para tornar os processos mais tecnológicos.

Nesse contexto, as ferramentas com inteligência artificial têm demonstrado excelente performance: 61% dos entrevistados relataram que a IA reduziu tarefas manuais. 59% das pessoas afirmam, também, que a tecnologia permitiu que o setor fosse mais estratégico.

No que tange aos custos, as ferramentas com IA reduziram em 49% os gastos operacionais do RH. Em outras palavras, elas se mostraram vantajosas e grandes aliadas das pessoas na rotina de trabalho.

Logo, construir um RH digital, que alia colaboradores com ferramentas úteis, é uma excelente ideia. Afinal, as pessoas cada vez mais trabalharão ao lado da tecnologia, de forma conjunta, como aponta o Relatório sobre o Futuro do Trabalho, criado pela Fundação Dom Cabral e a World Economic Forum.

O que é digitalização do RH?

Digitalização do RH é o processo de inserção, dentro do setor, de ferramentas que irão otimizar, facilitar, automatizar e até agilizar as demandas relacionadas à gestão de pessoas.

Um dos exemplos mais comuns de digitalização do RH é o processo de recrutamento e seleção. Atualmente, existem ferramentas que centralizam o recebimento de currículos, por meio de uma única página de vagas.

Os talentos encaminham seus currículos por meio dela, que reúne todos eles em um único lugar. Por meio de tecnologias customizadas para sua empresa, a ferramenta consegue realizar uma pré-triagem dos documentos, para selecionar aqueles que possuem mais conexão com a descrição da vaga.

As etapas do processo seletivo também podem ser cadastradas na tecnologia, para que você envie comunicações automatizadas às pessoas. Além disso, candidatos também conseguem visualizar em qual parte do recrutamento está.

Por fim, essas ferramentas armazenam dados sobre os processos seletivos. Assim, é possível analisar número de vagas abertas, total de currículos recebidos, quantas contratações foram realizadas e muito mais.

Dessa forma, você e outros colaboradores do RH podem emitir relatórios, analisar quais vagas foram mais atrativas e, ainda, otimizar processos manuais e burocráticos.

O que é RH 4.0?

O termo RH 4.0 é uma referência à quarta revolução industrial, ideia proposta por Klaus Schwab (fundador do Fórum Econômico Mundial), para se referir à inserção da conectividade e de processamento de dados nas empresas.

Logo, se relaciona com a inserção de tecnologias e de uma cultura voltada a dados na gestão de pessoas. Justamente por isso, pode ser compreendido como um sinônimo para o termo RH digital.

Dessa forma, ferramentas e inteligência artificial passam a ser parte da rotina do RH. Elas trabalharão ao lado das pessoas, para diminuir atividades manuais e permitir que os colaboradores possuam tempo para ser mais estratégicos.

Quais as diferenças entre o RH digital e o não digital?

Enquanto o RH digital insere a tecnologia em sua rotina, em diversos processos, para otimizá-los, o não digital terá, em sua maioria, tarefas mais manuais sendo realizadas. Além disso, por contar com ferramentas modernas, o primeiro consegue ter mais dados para realização de análises e implementação de melhorias.

É importante destacar que nenhum é melhor que o outro. Na realidade, o RH digital será um processo gradual dentro das empresas, tendo em mente que a tecnologia tem ganhado espaço nas organizações.

O que as companhias podem fazer, para agilizar o processo de digitalização do RH, é priorizar este tipo de mudança no setor. Assim, conseguirá visualizar os benefícios do uso de tecnologias na área com mais rapidez.

Como funciona o RH digital?

O RH digital funciona com a implementação de ferramentas tecnológicas no setor, inserindo-as dentro da cultura e da rotina da empresa. Para isso, é possível realizar treinamentos com todas as áreas, para que elas se capacitem e consigam utilizar os recursos inovadores da empresa.

Caso você implemente uma ferramenta para agendamento de férias, por exemplo, é importante ensinar à equipe como utilizá-la, para evitar erros e garantir alinhamento. Gravá-lo também é uma boa ideia, tendo em mente que algumas pessoas podem não conseguir acompanhar ao vivo.

Por fim, é interessante disponibilizar um passo-a-passo, além de alinhar com as lideranças sobre a importância de fomentar o uso da tecnologia.

A digitalização do RH acontece, portanto, em demandas simples e rotineiras, que podem se tornar menos manuais ou burocráticas. O intuito, por sua vez, tende a ser o mesmo: otimizar demandas, disponibilizar dados e garantir potencial estratégico para o setor.

Como implementar a digitalização do RH?

Existem alguns passos importantes a serem realizados para que o RH digital seja devidamente estratégico. Assim, investe em ferramentas que realmente trarão benefícios para a área.

Analise processos

O leque de ferramentas para o RH 4.0 só aumenta. Existem opções para otimizar o processo de recrutamento, de fechamento de folha, de acompanhamento de talentos, de treinamentos e muito mais.

Portanto, o primeiro passo é analisar seus processos e identificar cada etapa deles. Esta é uma etapa importante porque, por meio desse mapeamento, será possível identificar quais demandas podem ser otimizadas com o auxílio da tecnologia.

Em seguida, é importante definir quais tarefas serão prioridade na digitalização do RH. Dessa forma, consegue investir em ferramentas de forma gradual, melhorando o que é mais vantajoso primeiro.

Nesse momento, ouvir o time é uma excelente prática. Afinal, muitas vezes, é ele o responsável por realizar as tarefas da rotina. 

Conte com tecnologias apropriadas

O número de ferramentas para o RH digital cresce cada vez mais. Portanto, é fundamental pesquisar com atenção quais as opções disponíveis no mercado, para investir naquela que realmente irá sanar as necessidades do setor.

Assim, garante que não precisará realizar migração de ferramentas, o que tende a ser moroso, ao mesmo tempo que cuida para que de fato os colaboradores usem a tecnologia a seu favor.

Reconstrua rotinas da empresa

Com as ferramentas contratadas, será preciso adequar as ruínas da empresa, para que as tecnologias realmente sejam utilizadas no dia a dia. Nesse momento, capacitar a equipe (ou até a empresa) é extremamente importante.

Realize treinamentos, disponibilize manuais e deixe pessoas dedicadas a tirar dúvidas e realizar outras informações, se necessário. Alinha, ainda, com as lideranças sobre a importância do uso das ferramentas para o setor de RH digital.

Conforme novos talentos forem entrando, capacite-os logo nos primeiros dias em relação às ferramentas que eles utilizarão em sua rotina. Assim, garante a construção de uma cultura digital dentro da empresa.

Use a inteligência artificial a seu favor

A inteligência artificial faz parte da rotina da maior parte das empresas atualmente. Capaz de automatizar tarefas e agilizar demandas, a IA pode ser uma grande aliada do RH digital.

Na prática, ela pode ser utilizada em situações simples, como escrever um e-mail, realizar anotações em reuniões, criar fórmulas de planilhas, gerar imagens e até resumir materiais.

No entanto, a inteligência artificial pode cooperar para a digitalização do RH de maneiras mais ativas. Ferramentas com inteligência artificial podem enviar lembretes aos colaboradores, encaminhar mensagens automáticas, realizar a pré-triagem de currículos e até analisar dados.

Na hora de escolher quais ferramentas contratar, é importante levar em consideração a presença da IA no funcionamento delas. Afinal, o potencial desta tecnologia é enorme e, combinado aos colaboradores e ao uso responsável, pode ser bem utilizado.

Qual a importância da digitalização do RH?

O RH digital pode trazer diversos benefícios para o setor, os quais demonstram a importância de dedicar tempo para a modernização. Confira os principais!

Modernização do setor

Inserir tecnologias dentro da rotina auxilia na modernização do RH, o que, por sua vez, aumenta consideravelmente a performance dos colaboradores. Afinal, com as ferramentas certas, diversas tarefas do dia a dia podem ser otimizadas.

Ao diminuir processos manuais e morosos, o time de RH pode demandar mais tempo em análises e em melhorias da experiência do colaborador dentro da empresa. 

Além disso, tendo em mente que a maior parte das ferramentas disponibilizam dados sobre seu uso, o time de RH consegue tomar decisões pautadas em informações reais da empresa.

Na prática, isso garante mais assertividade em ações realizadas pelo setor, afinal, as decisões deixam de ser com base em opiniões e passam a ser tomadas com base em dados.

Aderência às inovações da área

As tendências de RH apontam digitalização, uso de inteligência artificial e dados guiando processos de gestão de pessoas como grandes inovações dentro do setor. Logo, ao construir um RH digital, você garante que a área estará em dia com o mercado.

Afinal, é fato que todo RH precisará, em algum nível, modernizar seus processos. As tecnologias já são parte da rotina das empresas, e precisarão ser implementadas no setor para aumentar seu potencial estratégico. 

Logo, é importante que os colaboradores de RH usem a tecnologia a seu favor, para aumentar a habilidade de cada um. Dessa forma, trabalham ao lado das ferramentas.

Segurança no armazenamento de informações

Ao contrário de armários e pastas, as ferramentas digitais são extremamente seguras, criptografando dados sensíveis, permitindo o compartilhamento apenas com quem realmente precisa ter acesso às informações e permitindo a gestão de acessos.

Afinal, as tecnologias são responsáveis pela segurança durante o uso. Por isso, durante a criação, as empresas contam com profissionais focados em construir ferramentas devidamente protegidas.

Integração com outros setores da empresa

Existem tecnologias de gestão de pessoas que podem ser disponibilizadas para toda a empresa, como ferramentas de comunicação, de treinamentos, redes sociais empresariais e muito mais.

Além disso, existem aquelas que podem ser compartilhadas apenas entre quem precisa ter acesso à informações, como lideranças e diretoria. Tudo vai depender de qual ferramentas será utilizada e qual a finalidade dela dentro da empresa.

Além de permitir uma integração mais eficaz entre áreas, o RH digital diminui a dependência no setor. Informações que antes precisariam ser coletadas em reuniões ou em trocas de mensagens podem ser facilmente disponibilizadas para os colaboradores ou para as lideranças.

Novamente, um bom exemplo é o agendamento de férias. Com uma ferramenta propícia para a tarefa, os próprios colaboradores podem solicitar o descanso, de forma que o RH precisa apenas aprová-lo.

Dessa forma, diminui necessidades de alinhamentos, inserção manual do período de férias de cada pessoa, possibilidade de erros, além de permitir uma visualização rápida de quais férias já estão agendadas.

Acesso rápido a informações

Justamente por centralizar as informações em apenas um lugar, o RH digital permite um acesso mais ágil aos dados. Para facilitar ainda mais, é possível criar processos de documentação.

Definir um padrão para que os documentos sejam salvos, por exemplo, é uma excelente prática. Assim, sempre que precisar encontrá-los, é só pesquisar pela nomenclatura acordada para acessá-los.

Mais do que facilitar o acesso, a digitalização do RH também permite que, independentemente de onde o colaborador esteja, consiga exercer sua função. Afinal, tudo que ele precisará estará disponível nas ferramentas,

Redução de resíduos

Por fim, o RH digital também diminui resíduos, como papel, grampos, canetas, pastas e outros objetos que são descartados quando não digitais. Dessa forma, consegue criar uma cultura mais sustentável dentro das empresas.

Documentos, assinatura de carteira, troca de informações e outras demandas que criam resíduos podem facilmente ser adaptadas para o digital. A questão é mapear o que pode ser digitalizado e contar com as ferramentas certas ao seu lado.

Como o RH digital muda a rotina do setor?

A principal mudança do RH digital na rotina da área está no aumento da performance. Com ferramentas que automatizam e agilizam tarefas rotineiras, a área de gestão de pessoas pode realizar mais entregas com o mesmo nível de qualidade.

A digitalização do RH também permite compartilhamento seguro de informações e desenvolvimento de visão de dados para tomadas de decisão. Como resultado, o setor aumenta seu potencial estratégico, realizando ações mais assertivas.

Quais tecnologias o RH digital pode utilizar?

No dia a dia, existem ferramentas que podem ajudar o RH digital em diversos processos. Confira alguns deles:

• Recrutamento e seleção: tecnologias focadas em agilizar o recrutamento de talentos, assim como em otimizar o processo seletivo e reunir dados sobre como ele se desenrola dentro da organização;
• Comunicação: ferramentas que permitem a troca de mensagens entre toda a empresa, permitindo alinhamento de demandas, realização de reuniões e outras comunicações comuns da rotina de trabalho;
• Clima organizacional: tecnologias voltadas para medição do clima organizacional e bem-estar, assim como mapeamento de possíveis ações para melhorá-lo;
• Processos rotineiros: gestão de férias, de folha de pagamento, de horas extras, admissões e outras tarefas do dia a dia podem ser otimizadas — e até automatizadas —com ferramentas tecnológicas.

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Tudo é feito respeitando o sigilo profissional e em conformidade com as melhores práticas de privacidade e proteção de dados.

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